Microssistema de automação comercial → backoffice.
Conectar o fechamento da venda à cobrança, ao contrato, à nota fiscal e ao financeiro — para que a operação deixe de depender de trabalho manual e de uma única pessoa no meio do caminho.
O gargalo não é o CRM. É a ponte.
A operação da Multi-Agents já funciona e já converte. O gargalo está no que acontece depois do "fechou": toda venda dispara uma corrente de tarefas manuais que hoje passam, uma a uma, pelas mãos de uma só pessoa.
Hoje, quando o comercial fecha, os dados vão para uma planilha compartilhada. A partir dela, manualmente: gera-se o link de cobrança no Asaas, cria-se o contrato no Autentique, emite-se a nota fiscal, abre-se um grupo temporário de WhatsApp com o cliente e, ao final, registra-se tudo no Zoho Books. Cada novo cliente é um esforço braçal repetido.
O modelo funciona enquanto o volume é pequeno. Com o crescimento, a dependência de intervenção manual — o "áudio de sábado de madrugada" avisando que o cliente fechou — deixa de ser esforço e vira impedimento para escalar. Não é um problema de escolha de CRM; é um problema de conexão entre a venda e o administrativo.
Uma super planilha que trabalha sozinha.
Em vez de um Zoho CRM completo — um tiro de bazuca para um problema de integração —, a proposta é um microssistema personalizado que orquestra as ferramentas que já existem. A plataforma Multi-Agents permanece como CRM; o microssistema é a ponte automática entre ela e o backoffice.
A partir do gatilho de venda confirmada, o sistema executa em segundos o que hoje é feito à mão — e mostra, num painel único, em que ponto cada cliente está.
O Zoho Books é a ponta do iceberg — o finalzinho do fluxo. O valor está em automatizar tudo que vem antes dele, tirando o backoffice do caminho crítico de cada venda.
O que será construído.
Um projeto único, entregue em aproximadamente 4 semanas, do mapeamento à validação em produção.
Microssistema de orquestração comercial → backoffice
Sistema web seguro (com login, cadastro por usuário e auditoria de ações) que centraliza o pós-venda e dispara as automações a partir da venda confirmada.
Entregáveis
- Mapeamento e validação do processo comercial → backoffice, transformado em regras claras (semana 1).
- Gatilho de venda confirmada a partir da plataforma Multi-Agents, com os campos obrigatórios definidos.
- Integração de cobrança (Asaas): geração e envio automático do link de pagamento e leitura do status.
- Integração de contratos: geração e acompanhamento de assinatura (Autentique ou Zoho Sign, conforme decisão de licenciamento).
- Emissão de Nota Fiscal: integrada ao fluxo — ponto a validar na semana 1 quanto ao provedor e à viabilidade técnica.
- Integração financeira (Zoho Books): registro/baixa automática ao confirmar pagamento e assinatura.
- Painel de acompanhamento (esteira): status de cada cliente por etapa — cobrança, contrato, NF, pagamento, ativação.
- Validação assistida em produção com a equipe na última semana.
Proposta comercial.
Desenvolvimento completo do microssistema de automação, do mapeamento à validação em produção, orquestrando Multi-Agents, Asaas, contratos e Zoho Books.
Aprovação da proposta
4 semanas, do mapeamento à produção.
Início a definir, após a aprovação e o primeiro pagamento. As semanas abaixo contam a partir do início do mapeamento.
Mapeamento e validação do processo
Com a equipe (Leonardo, João, Fernando), definição do processo comercial obrigatório: quais dados e etapas são pré-requisito para automatizar. Validação do stack e da viabilidade da emissão de NF.
Desenvolvimento do microssistema
Construção do sistema e das integrações: gatilho na Multi-Agents, cobrança (Asaas), contratos, nota fiscal e financeiro (Zoho Books), com o painel de acompanhamento.
Produção e testes assistidos
Sistema em produção, testado com a equipe em casos reais para garantir que cada disparo (cobrança, contrato, NF, baixa) acontece como esperado.
Handover
Sem pendências na semana de testes, o projeto é entregue e cada parte segue seu caminho.
O que a equipe vê.
Cada tela substitui um pedaço do trabalho manual identificado na triagem — e dá visibilidade de onde cada cliente está, sem depender de áudio ou planilha.
Entrada da venda
- Confirmação da venda com os dados obrigatórios do cliente (nome, CNPJ, valor, plano)
- Origem no gatilho a partir da plataforma Multi-Agents
- É o que substitui o "manda pra planilha e me avisa"
Esteira de onboarding
- Todos os clientes em processo, com status por etapa
- Cobrança · Contrato · NF · Pagamento · Ativação
- Visão imediata do que está pendente, sem filtro manual
Cobrança (Asaas)
- Link de pagamento gerado e enviado automaticamente
- Status de pago / pendente lido do Asaas
- Baixa refletida na esteira
Contrato
- Geração automática do contrato para assinatura
- Acompanhamento do status (enviado / assinado)
- Autentique ou Zoho Sign, conforme decisão de licenciamento
Nota fiscal
- Status de emissão da NF quando exigida antes do pagamento
- Ponto de maior complexidade — viabilidade validada na semana 1
Espelho financeiro (Books)
- Registro/baixa automática no Zoho Books ao concluir
- Mantém o BPO financeiro com os lançamentos em dia
Notificações
- Avisos automáticos de cada etapa concluída
- Substitui o aviso manual "fechou, pode seguir"
Login e auditoria
- Cadastro individual por usuário
- Registro de quem fez cada ação no sistema
Da triagem à entrega.
Triagem e contextualização
Entendimento do cenário atual e do problema real a resolver.
Output: Demandas mapeadas e solução direcionada.
Proposta comercial
Apresentar escopo, investimento e cronograma para aprovação da equipe.
Pré-requisito: Aprovação do valor e envio do 1º pagamento (50%).
Mapeamento e validação do processo
Com a equipe, definir o processo comercial obrigatório e validar o stack e a NF.
Output: Processo validado como base do desenvolvimento.
Desenvolvimento do microssistema
Construção do sistema e das integrações conforme o processo validado.
Output: Sistema com as automações e o painel de acompanhamento.
Produção e validação assistida
Sistema em produção, testado com a equipe em casos reais.
Output: Fluxo validado ponta a ponta.
Entrega e handover
Entrega do sistema, acessos e orientações de uso.
Output: Projeto concluído e operando.
O combinado entre as partes.
- A semana 1 depende da definição, pela equipe (Leonardo, João, Fernando), do processo comercial obrigatório — quais dados e etapas são pré-requisito. Sem esse processo validado, o desenvolvimento não inicia.
- A emissão de Nota Fiscal (NF-e) é o ponto de maior complexidade e terá a viabilidade e o provedor validados na semana 1. Caso exija um provedor fiscal dedicado não previsto, será tratada como item à parte.
- A decisão de licenciamento — migrar para o Zoho One (substituindo o Autentique pelo Zoho Sign) ou manter o Zoho Books + Autentique — é do cliente. A proposta contempla a integração com o stack que for definido.
- Os custos de ferramentas de terceiros (Zoho, Asaas, Autentique/Zoho Sign, provedor de NF) não estão inclusos no valor.
- O CRM permanece sendo a plataforma Multi-Agents. A migração do HubSpot para a Multi-Agents é responsabilidade da equipe do cliente.
- Será criado um grupo de WhatsApp com a equipe para alinhamentos durante o projeto.
O que não está incluído.
Para clareza entre as partes, os itens abaixo não fazem parte deste projeto — podendo ser tratados em um segundo momento:
Para dar o sim.
- Aprovação interna: Leonardo alinha a proposta com Paulo e João.
- 2ª reunião: encontro para bater os valores e formalizar o início.
- 1º pagamento (50%): confirmação libera o início do mapeamento (semana 1).